DYS Yapısal Bölümler

Bir doküman yönetim sisteminin temel unsurları olarak, merkez uygulama, veritabanı bağlantısı, sistem yönetimi ve doküman saklama sayılabilir.   Bunları ele alırsak;

merkez uygulama, tüm uygulamaların üzerinde çalıştığı altyapıdır, dokümanların kayıt, ilişki oluşturma, kayıt sorgulama, içerik sorgulama, kullanıcı haklarını uygulama gibi işleri kapsar.

veritabanı bağlantısı, merkez uygulamanın ihtiyaçlarına uygun verileri veritabanına yazma, okuma ve güncelleme işlerini kapsar. İlişkisel yapılarda birden fazla bilgiye ait ilişkileri tutarak hiyerarşi ve kapsam oluşturulmasını sağlar. Ayrıca e-form gibi veritabanı ilişkili dokümanların içeriğini tutar ve raporlamalarda kullanılır.

sistem yönetimi, merkez uygulamanın kullanıcı hakları, genel ve özel ayarlar açısından şekillendirilmesinde kullanılır.

doküman saklama, sistemin içeriğini oluşturan dokümanların manyetik ortamda tutulduğu yerleri yönetir ve hakları kullanır.

Tüm bunların haricinde çeşitli ilave ihtiyaçlara uygun unsurlar da yer alabilmektedir.

Bunlar tarama, faks kaydetme, e-posta kaydetme, arşiv, iş akışı, dizin servisleri bağlantısı, web bağlantısı, OCR/ICR arabirimi ve kurumsal paketlere bağlantı arabirimi olarak sayılabilir.

OCR işlemleri için kullanılan yazılımlar, daha evvelden printer veya daktilo çıktısı evrakları scanner aracılığıyla tarayarak kullanılabilir hale getirmekte, bu evrak üzerinden metin, tablo ve resim ayrıştırması yaparak karakter eşleştirme sonucunda belgeyi yine eski bilgisayar dosyasına dönüştürmektedir. Bu arada algılama güçlüğü çekilen harfler ve kelimeler için kullanıcıdan onay alınmakta ve yanlışlık önlenmektedir. Bu fonksiyonlar sayesinde doküman yönetimi sistemi alan bir kurumda, mevcut basılı belge arşivini elektronik ortama aktarırken tekrar kullanılabilir yapmak veya içerik arama imkanı sunmak için çok uygun koşullar yaratılmaktadır.

ICR işlemleri için kullanılan yazılımlar, matbu formlar aracılığıyla sahadan toplanan verileri toplu halde işleme koyarlar. Bu matbu formlara örnek olarak;
  Ambar teslim formu
  Kalite kontrol formu
  Kredi kartı başvuru formu
  Anket formu sayılabilir.

Bu matbu formlardan hazırlanan şablonlar ile belirlenen alanlardaki el yazılarını, barkod bilgilerini, seçim kutularındaki işaretleri algılayarak operatörlere kontrol ettirir ve sonuçları veritabanlarına gönderirler.Bu fonksiyonlar sayesinde doküman yönetimi sistemine sahip bir kurumda, çoklu sayıda formun işlenmesi ve akışlarda kullanılabilmesi için çok uygun koşullar yaratılmaktadır.

Faks sunucular faks gönderim maliyetlerini düşürmektedir. Bununla birlikte yoğun ve sürekli faks gönderimlerini ve gelen faks belgelerinin güvenli bir şekilde alımını; kullanıcıların bilgisayarlarını ve kurum ağını kullanarak ortak veri tabanı merkezli bir şekilde yapmalarına olanak tanımaktadır. Bu da verimlilik ve iş süreçlerinin düzelmesini sağlamaktadır.

ERP/MRP gibi kurumsal paketlerin işlediği verileri doküman yönetim sistemleri de kullanır. Bu ihtiyaç belirli anlarda dinamik verilerden statik doküman oluşturmak için olabileceği gibi, dinamik verilerle çalışırken statik bir dokümana ihtiyaç duyulması şeklinde de olabilmektedir. Bu tip ihtiyaçlar için döküman yönetim paketleri, kurumsal paketlerle bağlantı halinde olurlar, her iki yönde de iletişim kurmak için çeşitli API setlerine ve linklere ihtiyaç duyulur.